Son las torres de vigilancia que coloca la información del funcionamiento de la empresa al alcance del que toma las decisiones de negocio y dan seguimiento a la ejecución de la estrategia.
El activo más valioso para tomar una buena decisión es, sin duda, la información; muchas veces, durante mis conferencias y talleres, los empresarios me han preguntado: ¿Es posible tener información integral de mi empresa en forma sencilla y clara de tal manera de no tener que solicitarla al Contador o ser un experto Ingeniero para entenderla?
La respuesta, Sí es posible, pero se requiere dedicar tiempo y tener el compromiso de establecer un sistema de seguimiento de indicadores claves para medir el desempeño del negocio, es decir, tiempo y talento para diseñar un tablero de control efectivo.
Los tableros se utilizan para determinar si los resultados de la ejecución de la la estrategia son válidos y alertarnos para cambiar el rumbo a tiempo cuando no lo sean.
Según lo que me enseñaron en mis clases de negocios en la Universidad, existen funciones básicas que componen el concepto de Administración y son: Dirigir, Planear, Organizar y Controlar. El tablero de control es una herramienta útil para apoyar técnicamente la función administrativa. A continuación, trataré de explicarme mejor.
¿Qué es un tablero de Control?
El tablero de control es una herramienta del administrador y tomador de decisiones, que tiene como objetivo presentar de manera visual, el estatus de uno o varios elementos de la empresa como son los indicadores de resultados, el avance de los planes, la ejecución de las estrategias y el desempeño general del negocio; en resumen presenta cómo va la gestión de un negocio. Un tablero puede pertenecer a un área de la empresa, a un proceso o representar a todo el negocio. Pueden contener información interna y/o externa a la empresa. Pueden representarse como las torres de vigilancia de la empresa.
¿Qué beneficios tiene utilizar tableros de control en mi negocio?
El gurú de la administración moderna Peter Drucker dijo “No puedes administrar, lo que no puedes medir”. Los Beneficios que los Tableros de Control presentan para las empresas son:
- Presentan la información exacta para tomar decisiones efectivas sobre el curso de acción del negocio.
- Presentan información que ayuda a visualizar los indicadores de negocio (métricas) y conocer si van bien o nos va mal.
- Es una herramienta de comunicación efectiva del estado actual de la administración del negocio. Da seguimiento al desempeño.
- Los tableros son herramientas de mejora continua y de toma de decisiones de negocio oportunas.
- Reducen la toma de decisiones basadas en la intuición ya que contienen información objetiva y clara para apoyar al administrador.
- La utilización continua del tablero de control, crea un sentido de trabajo en equipo, responsabilidad compartida y enfoque en resultados de negocio.
- Apoyan la ejecución y hacen visible los logros y/o cuellos de botella
¿Cómo se diseña un tablero de control?
Tengo que reconocer que hay muchas variaciones en el diseño de un tablero de control, yo en lo personal recomiendo centrar el diseño en lo que se quiere lograr a corto mediano o largo plazo. A continuación explico los elementos que debe contener.
- Identifica y determina los objetivos de negocio que deseas lograr. Puedes dividirlos por áreas de negocio.
- Define el indicador de logro de cada objetivo y que nos servirá para ir midiendo. (la métrica)
- Define la meta final o el valor final del indicador de logro
- Identifica la fuente de datos y mide el estatus actual o valor de cada indicador
- Asigna a cada objetivo un responsable
- Relaciona el objetivo de negocio con alguna iniciativa o acción que se desarrollará o esta en ejecución
Con todos estos elementos, crea una tabla y en cada fila va un objetivo de negocio y en cada columna coloca los valores de cada elemento. Aquí coloco un ejemplo básico que puedes Descargar como un formato de google sheet.
Poco a poco y con el uso, el tablero de control se va ir adecuando, perfeccionado y mejorando. Por último, los tableros son artefactos administrativos que cambian y se transforman constantemente con la actualización de la información, sin eso, no serán funcionales.
Consejo: Integra un tablero de control muy simple, sencillo y concreto. Incluye solo la información esencial para tu negocio
¿Recomiendas el uso de los tableros de control?
La realidad de los negocios, la alta competencia, el alto costo de los recursos, obliga a los tomadores de decisiones a crear las herramientas que nos acerquen al éxito y la eficiencia. Los tableros de control es la manera más efectiva de adquirir la información del negocio para administrar y alcanzar los grandes objetivos de negocio. Los tablero nos ayudan a mantener el control, tomar decisiones sobre la dirección de los planes, organizar las acciones y administrar profesionalmente nuestros recursos para lograr las ventajas competitivas que nos mantengan en el negocio.
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Jesús Gaxiola
@jesusgaxiola
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